Technika produktivity s názvem Flowtime se pro vás může stát zajímavou alternativou metody Pomodoro

V současné době existuje nespočet technik produktivity, které tvrdí, že vám pomohou pracovat s maximální efektivitou. Jen málo z nich je známějších a rozšířenějších než technika Pomodoro. O co jde? Jedná se o systém řízení času, který navrhuje rozdělit pracovní úkoly do 25minutových bloků - a mezi nimi dělat přestávky.

Myšlenka se točí kolem výsledků výzkumů, ve kterých se ukazuje, že většina lidí začne po 25 minutách nepřetržité práce ztrácet soustředění a bude potřebovat přestávku, aby zůstala i nadále produktivní. Tento přístup má však jeden problém: žádné dva úkoly nejsou stejné. A když na to přijde, nejsou stejní ani dva lidé! To znamená, že univerzální systém produktivity nemůže být optimálním pro každého.

Existuje však alternativa, která poskytuje větší flexibilitu a umožňuje přizpůsobit si pracovní a odpočinkový čas pro konkrétní případy. Jmenuje se technika Flowtime, a na základě textů od odborníků z Lifehack.org přinášíme vše, co potřebujete vědět, abyste ji mohli používat a začít zvládat více práce se stejnou energií a časem.

Co je technika Flowtime?

V mnoha ohledech je přímým potomkem techniky Pomodoro. Její autorkou je Zoe Read-Bivensová, která ji vymyslela jako způsob, jak se vypořádat s některými nedostatky, s nimiž se setkala právě při používání techniky Pomodoro.

Zoe totiž zjistila, že dodržování 25minutových pracovních úseků často přerušuje její „flow“ - pocit ponoření do konkrétního úkolu - a nakonec její produktivitě spíše škodí, než aby ji zvyšovalo. Aby tento problém vyřešila, snažila se vytvořit volnější systém, který by zachoval prospěšné aspekty techniky Pomodoro a zároveň jí umožnil dostat se do pracovního i odpočinkového proudu odpovídajícího danému úkolu, a zůstat v něm.

Základy techniky Flowtime

Chcete-li začít používat techniku Flowtime, musíte si nejprve vytvořit časový plán, který vám pomůže řídit vaše každodenní činnosti. Můžete to udělat pomocí tabulky nebo na bílý papír, podle toho, co vám vyhovuje nejvíce. V záhlaví svého rozvrhu (timesheet) uveďte následující názvy sloupců:

• Název úkolu
• Počáteční čas
• Čas ukončení
• Přerušení
• Pracovní doba
• Délka přestávky

Váš timesheet bude hlavním nástrojem, jak budete sledovat své denní úkoly a jak si nastavíte právě ten průběh činnosti, který vám bude nejlépe vyhovovat. Chce to jisté předchozí zkušenosti s podobnými úkoly, jinak čas jejich trvání stěží odhadnete – proto zpočátku budete neprve pracovat, pak teprve zapisovat.

Jakmile si timesheet rámcově nadepíšete, zde je návod, jak do něj zapisovat a používat ho:

1. Vyberte si úkol

Chcete-li začít, vyberte si úkol, který chcete splnit. Měl by být konkrétní a měl by být něčím, co můžete rozumně splnit v čase, který máte k dispozici. Jinými slovy, nevybírejte si úkol typu "vymalovat dům". Zvolte si něco jako "natřít vchodové dveře mého domu". Pokud si vyberete příliš široký úkol, budete mít problém u práce vydržet. Snažte se tedy rozdělit to, co děláte, na co nejmenší zvládnutelné části.

2. Začněte na úkolu pracovat

Dalším krokem je začít na svém úkolu pracovat. Začněte tím, že si úkol, na kterém budete pracovat, zapíšete do příslušného pole v časovém výkazu. Poté uveďte čas, kdy začínáte pracovat. Jakmile začnete na úkolu pracovat, musíte dodržovat jediné pravidlo: není povolen multitasking. To vám pomůže soustředit se na to, co potřebujete udělat, a minimalizovat případné samovolné rozptylování.

Kvalita práce se odvíjí i od prostřední, v němž pracujeme. Možná potřebujete čistší a více zvlhčený vzduch. Tento problém snadno vyřešíte s výrobky Philips pro domácnost.

3. Pracujte, dokud nebudete potřebovat přestávku

Na uvedeném úkolu pak můžete pracovat tak dlouho, jak chcete. Pokud po 15 minutách pocítíte únavu, udělejte si přestávku. Pokud se dostanete do produktivního rytmu, ztratíte pojem o čase a nakonec budete pracovat hodinu v kuse, je to také v pořádku.

Jde o to, abyste poznali své vlastní vzorce a pracovali po úsecích, které vám nejlépe vyhovují. Pokud se na některé úkoly špatně soustředíte, pracujte na nich kratší dobu. Pokud vás úkoly pohltí, maximalizujte svůj výkon tím, že budete pracovat tak dlouho, jak se budete schopni soustředit.

Pravděpodobně zjistíte, že nejdelší doba, kterou budete schopni vydržet, je přibližně 90 minut. To odpovídá přirozenému rytmu, který v sobě nese střídavá období bdělosti a odpočinku. Náš mozek je přirozeně zažívá během dne, stále dokola.

Existuje spousta případových studií, které dokazují, jak pravidelné přestávky zvyšují produktivitu. Je to jeden z důvodů, proč jsou povinné přestávky součástí techniky Pomodoro. Existují však důkazy, že stejně dobře funguje též méně strukturovaný přístup k přestávkám Flowtime. V jedné technologické společnosti, která nedávno nařídila svým zaměstnancům, aby si dělali přestávky každou hodinu, jak uznají za vhodné, se úroveň produktivity zvýšila o 23 % - aniž by k tomu potřebovali jakýkoli mandát.

4. Dělejte si přiměřeně dlouhé přestávky

Když ucítíte, že potřebujete přestávku, udělejte si ji. Jen si čas přestávky poctivě zapište do timesheetu, na správné místo. Můžete si udělat přestávku libovolně dlouhou nebo krátkou, ale nezneužívejte tohoto privilegia. Jinak nebude trvat dlouho a přestávky vám zaberou většinu času.

Obecně platí pravidlo pěti minut přestávky na každých 25 minut práce. A u delších pracovních úseků dobu přestávky úměrně prodlužujte. Měli byste používat časovač (minutky), abyste měli jistotu, že se ke svému úkolu vrátíte ve správnou dobu. A když přestávka skončí, nezapomeňte si zaznamenat čas, kdy jste se vrátili k práci, a spočítat si délku přestávky, kterou jste měli.

5. Zaznamenávejte si rozptýlení, jakmile k němu dojde

Při práci se vždy vyskytnou okamžiky, kdy budete rozptýleni. Telefon, email nebo třeba nutkání odskočit si na toaletu. Když k těmto událostem dojde, zaznamenejte je do sloupce přerušení v časovém výkazu. Snažte se, aby rozptýlení bylo krátké, ale nesnažte se ho zcela blokovat.

Důvodem je, že se vám to stejně nikdy úplně nepodaří. A někdy budou mít rušící události dokonce i vyšší prioritu než to, na čem pracujete. Je tedy důležité, abyste se s rozptýleními vypořádali podle svého uvážení, místo abyste se snažili je jen slepě zadupávat do země.

6. Opakujte cyklus práce a přestávek, dokud nebude hotovo

Jediné, co musíte udělat dále, je opakovat výše uvedené kroky, dokud nebudou úkoly dokončeny. Při dokončování každého úkolu si nezapomeňte zaznamenat konečný čas. Pokud chcete, můžete si po dokončení úkolu spočítat celkový čas práce, přestávek a rozptýlení, nebo můžete provést všechny výpočty najednou až na konci dne.

Důležité je pouze to, abyste ve sledování času nenechávali žádné mezery. Vaše časové přehledy se po vyplnění stanou přínosem, který zlepší vaši schopnost vytvářet pracovní plán, jenž maximalizuje váš denní výkon. Nikde vám nesmějí létat volné minuty nezaznamenané v timesheetu!

Co dělat s časovými výkazy

Ačkoli vám samotný akt zaznamenávání pracovních časů a přestávek pomůže udržet si každý den pracovní nasazení, existuje ještě jeden důležitý důvod, proč to děláte. Je jím to, že vám vaše timesheety postupně začnou odhalovat, jak si vytvořit ideální denní rozvrh. Navedou vás ke správným denním návykům. Takže i když ze začátku čas spíše berou, vydržte, dokud si pracovní tempo nezautomatizujete.

Na konci každého týdne si udělejte další čas a porovnejte své timesheety. Možná uvidíte, že se začnou objevovat určité vzorce. Například si můžete všimnout, kdy je vaše nejdelší pracovní doba (a tam později soustředit náročnější úkoly), nebo že existují určité části dne, které bývají plné rozptýlení (a sem směřovat úkoly stručné, nejčastěji emailovou komunikaci, která nevyžaduje tak dlouhé soustředění, protože mezi jednotlivými emaily se zkrátka můžete nechat vyrušit).

Hlavní podobnosti mezi Flowtime a Pomodoro

Pokud jste obeznámeni s tím, jak funguje technika Pomodoro, možná jste si všimli některých podobností s technikou Flowtime. Jak jsme již dříve uvedli, je to záměrné. Technika Flowtime je speciálně navržena tak, aby zachovala tři kritické rysy techniky Pomodoro. Jsou jimi:

1. Přesné sledování času

Jedním z důvodů, proč je technika Pomodoro pro mnoho lidí tak účinná, je to, že vytváří pevný systém usnadňující sledování času. Tím, že si pracovní úkoly musíte rozdělit do 25minutových úseků, si velmi dobře uvědomíte, jaké úkoly máte před sebou a jak využíváte svůj čas.

Už jen to vám pomůže vyhnout se plýtvání drahocenným pracovním časem, protože musíte počítat s každou minutou. Tuto výhodu poskytuje i technika Flowtime. Chce to samozřejmě zkušenosti, ale ty získáte pomocí kroků, které byly popsány výše.

2. Odstranění multitaskingu

Při technice Pomodoro si musíte vybrat úkol, na kterém budete pracovat, a každou pracovní dobu odměřovat pomocí 25minutového časovače. To skvěle pomáhá udržet vás u úkolu, protože od okamžiku nastavení časovače víte, čeho se snažíte dosáhnout. A proto není pravděpodobné, že byste odběhli k jinému úkolu.

I když při technice Flowtime nemusíte používat časovač, samotný akt zapisování úkolů splňuje stejný cíl, směr. Protože víte, že budete sledovat čas strávený prací na konkrétní věci, budete mít tendenci u svého úkolu setrvat, dokud nebude dokončen, nebo dokud nenastane alespoň čas na přestávku.

3. Usnadnění přestávek

Jedním z největších zabijáků produktivity je vyčerpání. Existuje spousta dat, která dokazují, že přestávky jsou nezbytné pro udržení špičkového pracovního výkonu. To je skutečné tajemství úspěšné pověsti techniky Pomodoro - přestávky jsou povinné a nevyhnutelné.

Technika Flowtime také respektuje přestávky, dokonce do nich uživatele nutí, stejně jako Pomodoro. Ale oproti Pomodoro vám přestávky nevnucuje, dokud na ně nejste připraveni. K úspěchu techniky Flowtime je tak zapotřebí další sebekázeň. Ale pokud dokážete poslouchat časovač, není důvod, proč byste se nemohli naučit poslouchat signály, které vám vysílá vaše tělo, váš mozek, když potřebuje přestávku.

Závěrečné myšlenky

Na konci dne můžete při používání techniky Pomodoro zaznamenat úspěšné pracovní tempo a výkon. To je konce konců důvod, proč je Pomodoro poměrně populární. Pokud ji však již nějakou dobu používáte, ale zjišťujete, že vám moc nevyhovuje její rigidní struktura, pak vězte, že nejste sami. Zvažte tedy, zda byste neměli alespoň na týden či dva vyzkoušet techniku Flowtime. Možná zjistíte, že mnohem lépe vyhovuje vašemu stylu práce a že toho stihnete ještě více než kdykoli předtím, dokonce v přirozenějším a ve výsledku vám příjemnějším tempu.

Zdroj: Lifehack.org

Často kladené dotazy

---