9 jednoduchých rad, jak správně rozdělit úkoly

Zřídkakdy je skutečný (zejména pracovní) úspěch dílem jen jedné osoby. Pokud nemůžete úkoly efektivně delegovat, stěží budete schopni dokázat zvládnout všechny věci, na kterých vám záleží. Delegace má mnoho barev. Sestavení plánu práce pro vaše děti je třeba také formou delegace. Stejně tak žádost na kolegu, aby vám pomohl sestavit prezentaci. Podívejme se, jak se na schopnost delegovat ze strany šéfa dívají autoři na stránkách Lifehack.org a co si z jejich zkušeností a poznatků odnést.

Delegace je též důležitým prvkem komunikace ze strany vedení. Podívejte se, jakých 10 dovedností musíte coby vůdce týmu zvládnout, aby vaše komunikace s podřízenými, ale i s dětmi byla co nejlepší.

Než se k delegování dostaneme, je nutné si být předem vědomi toho, že „můžete delegovat autoritu, ale nemůžete delegovat odpovědnost“, jak poznamenal například bývalý senátor USA Byron Dorgan. Jinými slovy, můžete požádat někoho jiného, ​​aby za vás udělal úkol, ale nemůžete tvrdit, že jste nevinní, pokud to nebude hotové, či tam budou chyby. Vy jste těmi, kdo musí kontrolovat, když jste delegovali.

Celkem nemožné je delegovat úkoly, které musíte udělat ASAP, tedy ve stylu: včera bylo pozdě.

Delegování úkolů není zrovna snadné, největší potíže zažívají ti vedoucí nebo rodiče, kteří se domnívají, že jsou nenahraditelní a že místo nich tuhle práci nikdo jiný nezvládne, tedy ji není ani na koho delegovat. Druhou potíží je naučit se delegovat způsobem, který zajistí, že ti, na které bylo delegováno, svůj úkol skutečně udělají. Oba výše zmíněné problémy vyžadují praxi. A s tou vám může pomoci následujících 9 rad jak efektivně delegovat úkoly:

1. Nejprve se zeptejte

Vy víte, co je na vašem seznamu úkolů. Ale pokud se nezeptáte ostatních, tak nikdy nezjistíte, co mají na seznamu oni. Jakmile si totiž pomyslíte, že byste na někoho mohli delegovat úkol, neznamená to, že ten druhý na něj má čas v tu dobu, kterou vy potřebujete.

Je potřeba projevit respekt, zejména tím, že i svým podřízeným ukážete, že myslíte na to, že mají své úkoly, které dělají bez konkrétního delegování, protože jsou běžnou náplní jejich každodenní rutiny. Když se totiž vaši podřízení nebo rodina nebo kolegové, na které chcete delegovat, nebudou cítit respektovaní, nedopadne delegování úkolů z dlouhodobého hlediska dobře.

Hlavní úspěch delegování tkví v detailech. Neptejte se, jestli úkol dokáží zvládnout, ale kdy na něj budou mít čas nebo co můžete udělat pro to, aby úkol zvládli co nejlépe, jestli například posunout termíny dalších úkolů apod.

Delegování je potřeba udělat formálně, aby nebylo pochybnosti o tom, že jste úkol delegovali, v jakém rozsahu a s jakým termínem. V žádosti o vyhotovení delegovaného úkolu uveďte:

• Termín pro dokončení projektu, stejně jako všechny vnořené termíny s úkolem související.
• Popis projektu - jakékoli nejasnosti mohou být interpretovány nesprávně, takže se soustřeďte i na detaily, zajistěte si zpětnou vazbu.
• Nezapomeňte na připsání očekávání, například kolik času chcete, aby osoba strávila na delegovaném projektu.
• Nikdy nezapomeňte na relevantní zdroje informací a doplňujících detailů, o co se opřít z minulých úkolů apod., vždy uveďte i všechny kolegy, kteří mohou být nápomocni s konzultací atd. Pamatujte, že většina delegovaných projektů může zahrnovat více lidí.

2. Neobejdete se bez důvěry v ty, na koho delegujete

Stejně jako je tomu ve vůdcovské komunikaci, i v případě delegace úkolů je důvěra nutností. A to i důvěra v kolegy a podřízené nebo členy rodiny, že svůj úkol, který na ně delegujete, zvládnou. Jestli máte pocit, že je to na příliš, počítejte předem s tím, že budete muset úkol dokončit sami, resp. jej doladit do dokonalosti.

Také můžete postupovat tím způsobem, že projekt rozdělíte na více částí a tomu, na koho delegujete, svěříte jen ten kousek, o kterém jste si jistí, že jej zvládne. A když jej zvládne rychleji a lépe, časem přidávejte další náplň, možná se dostanete až k rámci celého projektu – a postupně odpadne nutnost jej dělit.

3. Poskytněte potřebné zdroje a zázemí

Jaké nástroje potřebuje váš pověřený pracovník k provedení úkolu, který jste pro něj stanovili? Pokud mu neposkytnete věci, prostor, čas a nástroje, které potřebuje, nemůžete mu vyčítat, že to s delegací nedopadlo dobře. To se týká samozřejmě i delegování rodinných úkolů.

Popřemýšlejte, o jaké zdroje půjde:

• Finanční zdroje – je potřeba něco dokoupit? Pokud ano, nezapomeňte svému spoluhráči dát peníze, které potřebuje k dokoupení nutného vybavení nebo třeba jen obstarání nákupu.
• Lidské zdroje – tady půjde spíše o delegaci v pracovním kolektivu - různí lidé jsou dobří v různých věcech. Pokud osoba, na kterou delegujete úkol, nemá všechny potřebné dovednosti, má okolo sebe další kolegy, o které se může opřít? Uvědomte si, že do této kategorie spadáte i vy, osoba, která zadává úkol. Mohou vás kolegové zasílat dotazy, konzultovat?
• Informační zdroje - poskytli jste svému podřízenému, ale třeba i členu rodiny všechny podrobnosti, které budou potřebovat k provedení úkolu? Písemně sestavte seznam pokynů, očekávání a dalších detailů, které mohou potřebovat.
• Praktické a fyzické zdroje – zejména zásoby, materiál, ale třeba i všechny dokumenty k roztřídění, pracovní oděv, ochranné pomůcky, prostě vše, co je potřeba, i v zákulisí.

4. Poskytněte motivaci

Jakou motivaci má vámi pověřený pracovník k tomu, aby odvedl dobrou práci, nebo aby práci dokončil vůbec? V některých případech může stačit váš respekt a uznání. V ostatních případech budete muset přijít s nějakou odměnou, samozřejmě to platí i u členů rodiny. Co třeba kino nebo jiný výlet?

Je též potřeba pro úkoly stanovit odpovídající odměny, abyste kolegy neuvedli do situace, kdy za mnoho práce navíc dostanou jen pár korun nebo naopak, že jiní dostali velkou odměnu za drobnost jen proto, že vám tato drobnost právě šlapala na paty.

V případě pochybností o proporcionalitě odměny se prostě zeptejte. Sami vyjděte vstříc a zjistěte si, jakou kompenzaci očekává osoba, na kterou delegujete úkol. I člen vaší domácnosti (pokud jde o úkol větší a jindy typicky váš). V pořádku je samozřejmě i licitování, vyjednávání, většinou totiž dostanete návrh na částku vyšší.

5. Detaily možná nechte na nich

Nic nezabíjí motivaci a důvěru jako mikromanagement. Co je to? Vedení do posledního detailu, kdy lídr řídí snad i dýchání ostatních. Jestliže očekáváte jistý způsob práce, popište jej v zadání, ale nekontrolujte jej každou chvilku. Kde vám docházejí slova pro popis způsobu odvedení práce, můžete ukázat na svém vlastním příkladu.

Jakmile váš týmový kolega říká, že tomu rozumí, věřte mu, že to udělá tak, jak si představujete. Kontrolujte jen občas, nechtějte se stát řidičem zadního sedadla (tedy pokud se zrovna nejede na saních).

6. Velké úkoly rozdělte na menší

Delegace není o tom, že požádáte někoho jiného, ​​aby za vás udělal všechno. Vy jste stále hlavou úkolu a zodpovědným člověkem za jeho provedení.  Vy jste tím, kdo má naplánovat, jak se úkol udělá, kdo se zhostí jednotlivých částí a na jak dlouho. Delegování je v podstatě outsourcing oblastí mimo vaši odbornost nebo časová omezení.

Chcete-li rozdělit velké projekty, nejprve se zamyslete nad celkovým výsledkem: Co je vaším cílem? Jak by měl konečný produkt – služba – stav vypadat? Teprve poté si vezměte kousek papíru nebo tablet a nakreslete si klíčové kroky, které potřebujete, abyste se k cíli dostali.

Mohou vám pomoci grafické tablety.

Zaměřte se na 3–15 kroků. Projekt s více kroky rozdělte na více projektů. Zvažte pořadí, ve kterém by tyto kroky měly být dokončeny. Někdy to bude zřejmé: třeba příspěvek na blogu nelze editovat, dokud nebude napsán. Jindy to může být komplikovanější. V takových momentech vycházejte ze své zkušenosti lídra, anebo se poraďte s odborníky v jednotlivých krocích.

7. Objasněte důsledky

Co se stane, když osoba, na kterou jste delegovali úkol, svou část nesplní? Pokrčíte rameny, nebo z toho vyvodíte nějaké důsledky? Jiné samozřejmě budou doma, jiné na pracovišti. Důsledek je mimo jiné i vyjádření vašeho zájmu na práci delegované osoby, na to nikdy nezapomínejte!

Také myslete na fakt, že stejně jako je tomu u motivace a odměny, i důsledky musejí mít správné proporce, vzhledem k delegované práci. Jeden zmeškaný termín v práci si zaslouží přísné varování, nikoli vyhazov. Problémy s opakovanými zpožděními však mohou vyžadovat snížení platu nebo odpovědnosti, doma například zákaz oblíbených aktivit.

8. Buďte spojencem

Ať už jste v práci nebo doma, jste ve stejném týmu jako osoba, na kterou úkol delegujete. Pochopte, že se vyskytly problémy, a snažte se je dané osobě pomoci překonat. Přístup „spojence“ znamená neustále jim nahlížet přes rameno, ale spíše považovat chyby za podněty k učení. Znamená to uznat jejich snahu a vysvětlit, co bylo špatně a proč. Po dokončení úkolu nezapomeňte poskytnout promyšlenou zpětnou vazbu.

9. Zpětnou vazbu nepodceňujte

Když už mluvíme o zpětné vazbě, nezapomeňte, že jde o dva způsoby jejího získávání a zacházení s ní. Kromě toho, že poskytnete kolegovi vaše připomínky k výsledkům práce, vyzvěte ho, aby navrhl způsoby, jak vy byste příště měli delegovat, aby se kolega cítil pohodlněji, měl dost informací i podnětů. Ano, i on by měl ohodnotit vás.

Žádat o zpětnou vazbu je však jen polovina úspěchu. Ta druhá je v zavádění jejich podnětů do praxe. Pokud v praxi vaši kolegové neuvidí, co vám navrhli, vykašlou se na jakoukoliv zpětnou vazbu, a vy se nebudete moci dále zlepšovat.

Sečteno a podtrženo

Delegování je jednou z nejobtížnějších manažerských dovedností. Stejně jako členové vašeho týmu, ani vy nebudete mít pokaždé pravdu. Naučte se efektivněji spolupracovat, přijímat a realizovat konstruktivní kritiku - a stanete se v tomto procesu lepším delegujícím šéfem nebo i rodičem.

Zdroj: Lifehack.org

Často kladené dotazy

---