14 jednoduchých způsobů, jak zvýšit efektivitu vaší práce

Zdá se, jako by to bylo ještě včera, kdy miliony lidí každé ráno vstaly, naskočily do auta a vyrazily do kanceláře, aby odpracovaly osm hodin. Před dvěma lety byl model kamenných poboček a kanceláří v plném proudu. Pak udeřil koronavirus - a podniky byly nuceny přejít na model práce z domova. Zejména "efektivita v práci“ získala zcela nový význam.

Model práce z domu nesedl každému

To, co bylo kdysi běžné, bylo nahrazeno sezením před obrazovkou u stolu - v jídelně nebo v provizorní kanceláři doma. V bestselleru The One-Minute Manager (Manažer na jednu minutu) doktor Kenneth Blanchard vysvětluje, že bychom neměli řídit každého zaměstnance stejně, protože různí lidé jsou v různých fázích svého vývoje. Zkušenějším zaměstnancům se daří s menším dohledem, zatímco noví zaměstnanci potřebují neustálé vedení a povzbuzování, protože se neorientují v novém prostředí.

To se ukázalo i v praxi. V rámci modelu práce z domova se zkušenějším zaměstnancům dařilo, protože mohli efektivněji využívat čas jinak strávený dojížděním. Místo toho, aby se lidé museli účastnit spousty zbytečných schůzek, jsou nyní žádáni, aby se účastnili pouze těch, které jsou nezbytné. A nemusejí se na ně nikam přemisťovat, pokud nechtějí.

Na druhém konci spektra máme méně zkušené pracovníky - a firmy se potýkají s problémem, jak je nejlépe vyškolit, aby si mohli osvojit všechny potřebné dovednosti, které ke své práci (třeba i z domova) potřebují. V tomto textu vám přinášíme pohled na problematiku očima podnikatele, který se v podnikání „otáčí“ už přes dvacet let. Vedl tři podniky a pracoval v partnerských společnostech.

Kdo dokáže zaměstnance naučit nejvíc? Samotný zaměstnanec

Uvedený podnikatel mimo jiné zjistil, že zaměstnavatel může své zaměstnance naučit jen velmi málo. Zbytek je na samotných zaměstnancích, partnerech, zkrátka na lidech, co pro firmu dělají. Jeho jméno je Adrain Shepherd, a tvrdí, že protože žijeme v tak nejisté době, měli bychom se všichni pustit do práce na sobě a zjistit, jak můžeme zvýšit svou efektivitu v práci- i kdyby to mělo znamenat být některé dny v týdnu doma. Svůj článek napsal Adrian pro server Lifehack.org, a my vám jej zprostředkováváme.

I když některé dovednosti mohou být specifické pro danou profesi, následujících 14 způsobů může podle Adriana zvýšit naši efektivitu v práci bez ohledu na to, v jakém odvětví pracujeme. Pojďme se na ně postupně podívat a trochu je probrat:

1. Stanovte si dosažitelné cíle

Stanovení cílů je dobrá věc. Je to účinný způsob, jak zvýšit naši efektivitu v práci, protože cíle formují naše jednání a rozhodování. Ne všechny cíle jsou však stejné. Mnozí si rádi stanovují cíle, které jsou jen převlečenými sny. Napoleon Hill nejlépe vysvětlil rozdíl mezi nimi, když řekl: "Cíle jsou sny s konečným termínem".

Takže: klíčem ke stanovení cílů je zapamatovat si zkratku S.T.A.G., což znamená krátkodobé dosažitelné cíle (short - term - available - goals). Přitom klíčové slovo je dosažitelné (available). Nedosažitelné cíle vedou ke zklamání, nikdy k pokroku nebo efektivnosti. Cíl musí být též jasný, aby všichni zúčastnění přesně věděli, o co jde a jak ho dosáhnout.

2. Méně je více

Mnozí z nás jsou tak posedlí tím, aby všechno stihli. Až sezdá, jako bychom cítili nutkání zajistit, že vše, na co jen pomyslíme, zvládneme během jednoho dne. Jenže všeho moc škodí, i dobrých ingrediencí v jednom pokrmu. Někdy prostě musíme vědět, kdy přestat. Když toho děláme méně, můžeme se lépe soustředit na detail, na věci, které potřebují naši pozornost. Ihned se jejich kvalita radikálně zlepší. A efektivita poroste, i přes snížení počtu vykonávaných činností.

3. Udělejte si přestávku, projděte se

Náš život je stále více sedavý, a to není dobře. Mnoho lidí sedí před obrazovkami počítačů, přilepeni ke svým židlím celé hodiny. To není zdravé. A rozhodně to nepodporuje efektivitu. Dopřejte si čas od času přestávku a krátké procházky. Je úžasné, jak moc může krátká procházka každých zhruba 90minut zlepšit naši efektivitu v práci. Osvěží to naše oči, mysl i tělo najednou.

4. E-mail je náš nepřítel

Brendon Buchard v jednom ze svých pocdastů konstatoval, že: "Naše e-mailová schránka není nic jiného než pohodlný organizační systém pro agendu jiných lidí." To je pravda. Dále vysvětlil, že kdybychom po probuzení netrávili dvě hodiny procházením e-mailů, zvýšili bychom svou produktivitu o 30 %. Není nic jednoduššího. Prostě si mail otevřete, až máte hotové alespoň základy svých věcí na daný pracovní den.

5. Vytvořte si prostor

Na stole mějte jen to, co potřebujete. Odstraňte všechny věci, které nejsou důležité. Věci mají tendenci se časem hromadit, což nás může rozptylovat nebo vyvolávat pocit zahlcení. A právě tento pocit vůbec nepotřebujeme, naopak. Udržujte svůj pracovní prostor čistý - a poměrně rychle zaznamenáte zlepšení své produktivity.

6. Jídlo je palivo

Jídlo je palivo, a vy chcete své tělo pohánět kvalitním palivem. Neodbývejte se hotovkami ve složení maso a sacharidy. Věnujte svému jídlu více pozornosti a skládejte jej z kvalitních surovin! Nejste šéfkuchař? Žádný strach, YouTube se o vás postará. Nechcete vařit? Poohlédněte se po podniku s kvalitním poledním nebo večerním menu. A nikdy se pravidelně neodbývejte.

7. Osobní rozvoj

"Nepřejte si, aby to bylo jednodušší, přejte si, abyste byli lepší" jsou moudrá slova, která Jim Rohn zmiňoval na všech svých přednáškách. Je to něco, co by měl každý vzít v úvahu, když přemýšlí o způsobech, jak zvýšit efektivitu ve své práci. Čím více zkušeností a znalostí získáme, tím snazší jsou pro vás úkoly. To je ten důvod, proč bychom měli vždy pracovat na zlepšování vlastních schopností. Jen naše vlastní schopnosti, znalosti a dovednosti nám naši efektivitu zvýší.

8. Meditace

Zatímco většina lidí si myslí, že klíčem k vybudování úspěšného podniku je chytrý marketing a skvělé produkty, často se přehlíží, jaký vliv na nás může mít stres. Na světě je mnoho milionářů, kteří mají peněz více než dost do konce života, ale přišlo je to draho - jejich zdraví. Velkou roli v tom hrál stres, a proto je důležitější než kdy jindy cirka jednou denně resetovat svou mysl, vypnout hluk a překalibrovat své myšlenky. Uléhat uklidnění a nezatížení stresovými myšlenkami - a vstávat s chutí do nových výzev.

9. Pracovitost je na nic

Většina lidí není líná. Problém je v tom, že nechtějí dělat to, co by měli. Místo toho vyplňují většinu dne činnostmi, které jim dávají pocit úspěchu, a přitom nikdy nedosáhnou skutečného pokroku ve věcech, ve kterých by měli. Jednou z podob tohoto problému je prokrastinace, trávení času jinou prací než tou, která je právě potřeba.

Možná i vy jste ve zkouškovém období měli dokonale naklizeno a vždy dobře uvařeno - co vám ale chybělo, byla připravenost na samotnou zkoušku. Podobné to pak může být i v práci - soustředíte se výkonově na nepotřebné drobnosti a resty, ale hlavní úkol dne vám uniká proto, že teď se ho bojíte, nebaví vás nebo na něj prostě nemáte náladu. A to je cesta do pekla(alespoň z pohledu efektivity).

10. Sledování času

Jednou z velkých chyb, kterých se lidé dopouštějí, je domnívání se, že jsou dobří v řízení svého času. Ale nikdy si nenašli čas na skutečnou analýzu toho, jak svůj čas skutečně využívají. Jednou z prvních věcí by proto mělo být provedení časového auditu.

Sami byste měli chtít vědět, kolik času trávíte, čím a kde. Když si časovou analýzu zrealizujete, často vám to otevře oči. Bez ohledu nato, jak dobře si myslíme, že svůj čas využíváme, vždycky můžeme být lepší. O hodně lepší!

11. Dojíždění

S přechodem na model práce z domova je tento problém stále menší. Lidé si sice uvědomili, že úplně se bez kanceláře obejít nedokáží, ale už do ní nedojíždějí pětkrát týdně. Tak proč se tu bavíme o dojíždění? Stále trávíme spoustu času v autě (nebo ve vlaku, podle toho, kde bydlíte), ať už jsme na výletě, míříme do práce, na schůzku s klientem nebo prostě jen do supermarketu.

Někdy je to jen 10 minut, ale jindy je to i hodina. To vše se sčítá. Ve vozidlech, která nevyužíváme efektivně, trávíme nepřiměřeně mnoho času. Čas strávený dojížděním je časem učení. Zkuste se učit jazyk neoposlouchat podcast, namísto poslouchání hudby nebo rádia.

12. Devadesátiminutová efektivita

Darren Hardy je jedním z předních světových odborníků na produktivitu. Coby vydavatel časopisu Success již ve svém životě vedl rozhovory se stovkami nejúspěšnějších podnikatelů, sportovců a bavičů. Jedno z hlavní fígl nese název "sladký bod" produktivity. A tím je 90 minut. Musíme se naučit soustředit svou energii na 90minutové "jam sessions" - jak jim Darren s oblibou říká - protože nám přinášejí největší návratnost námi vynaložené energie.

13. Magické číslo efektivity je jedna

Soustředění se na jeden úkol změní vaši produktivitu jako žádné jiné opatření! Bohužel si většina z nás neuvědomuje, jak moc na to není zvyklá - na práci pouze na jedné věci v jednom čase. A myslíme si, že klíčem k tomu, aby se věci stihly, je multitasking.

Omyl! Je to přesně naopak. Multitasking nám brání dosáhnout soustředěného zaměření - a naše efektivita v práci tím trpí. Raději jednu věc podruhé, než všechny najednou, věnujte se jim klidně „na střídačku“, ale v jeden moment vždy jen jedné z nich. I kdyby byly jen dvě!

14. Notifikace jsou tuctové

Prosím, pokud nejste někým, kdo musí být na příjmu, protože řeší situace, na nichž závisí život (lékaři, hasiči apod.), nebo když nečekáte nedůležité zprávy, vypněte si notifikace. Důvod je určitě všem jasný.

Podtrženo a sečteno

Zvýšení efektivity v práci není žádná věda. Ve skutečnosti je to úplně jednoduché. Právě ta jednoduchost lidem dělá potíže. Ale bylo by hloupé, kdybyste tahle jednoduchá doporučení alespoň nezkusili. Pamatujte, že stejně jako všechny koncepty, ani tento nedokáže přinést velké výsledky hned po prvním použití. Ale časem může být efekt až neuvěřitelný.

Zdroj: Lifehack.org

Často kladené dotazy

---